Con el fin de atender adecuadamente los requerimientos bibliográficos de cada una de las asignaturas que se imparten en la Universidad y en un trabajo conjunto de las direcciones Docencia y Tecnologías de la Información (DTI), el Sistema de Bibliotecas  puso en marcha un nuevo sistema de información para el proceso de adquisición de libros.
A través de una aplicación creada por la DTI, que conecta las plataformas Programas de Asignatura (de la dirección de Docencia), Aleph (la base de datos de Bibliotecas) y Gestión de Adquisiciones Bibliográficas (GAB),  el sistema permite generar, de forma automática,  listados únicos de las bibliografías obligatorias y complementarias de los ramos, que son la base para determinar las nuevas compras de textos.
La directora de Bibliotecas, Olga Mora, cuenta que este proyecto se inició con la idea de “establecer un sistema que permitiera extraer, en una aplicación única, aquéllas bibliografías básicas y complementarias que requieren los académicos en sus asignaturas de pregrado”.  Con esto, dice, se apunta a responder – de acuerdo a las políticas de Bibliotecas-  a la  pertinencia y calidad de los textos de apoyo a la docencia, aspectos que –agrega- tienen implicancia en los procesos de acreditación.
“Uno de los ítems que pide la acreditación es justamente la bibliografía, que debe ser actualizada; responder a los programas y existir de acuerdo a los estándares vigentes que son de 1 a 7 (alumno por libro) en la bibliografía básica y de 1 a 10, en las complementarias”.
Sin embargo, señala que en los procesos de acreditación se observó que  la información contenida en los listados no siempre se correspondía con los títulos solicitados, lo que dificultaba verificar la pertinencia de las bibliografías que se estaban adquiriendo.
Fue así como se detectó la necesidad de optimizar el proceso de selección y adquisición de los recursos bibliográficos, llegando al sistema automatizado vigente y que, como señala la jefa de Adquisiciones del Sistema de Bibliotecas, Lya Hernández, es un apoyo fundamental para consolidar el desarrollo de las colecciones y cubrir los requerimientos de los programas de asignaturas, “en el camino de lograr que el alumno se sienta satisfecho, en el sentido de que lo que le piden en la bibliografía esté disponible en la Biblioteca”.
El sistema nació de un proyecto iniciado en 2009 y en estos momentos se encuentra en fase de consolidación.
El proceso comienza a partir del ingreso de las asignaturas, con su bibliografía obligatoria y complementaria,  en la plataforma Programas de la dirección de Docencia, datos que generan un listado único, automático,  con información académica y  bibliográfica, así como de las existencias disponibles.
El  listado bibliográfico es revisado, luego, por los delegados de facultad, quienes determinan los títulos y número de ejemplares que será necesario adquirir, para ser remitido nuevamente al Sistema de Bibliotecas, que valida el presupuesto y activa el proceso de adquisición, actualizando las colecciones.
De acuerdo al director de Docencia, José Sánchez,  los ramos registrados en la Plataforma Asignaturas –que está disponible en Mis Servicios On Line en el Portal de la UdeC- bordean el 50%, de los más de 6 mil ramos que se imparten cada semestre.
El directivo indicó que aprovechando el término de semestre, los departamentos –que son los responsables del proceso- comiencen a inscribir las asignaturas que faltan. Con ese fin, dijo, recientemente se envió una circular a los directores de departamento informando de las características de la plataforma y del proceso de ingreso de los ramos, de manera de avanzar al máximo en la actualización de la información.
El director señaló que con la nueva plataforma –que fue creada para contar con un formato único de registro de asignaturas para toda la Universidad- se agiliza una serie de procesos académicos, entre ellos la adquisición de libros para la docencia. “Por el sólo hecho de declarar la bibliografía,  la Biblioteca puede verificar cuántos ejemplares existen de cada libro y de acuerdo a ciertos estándares implementar las compras. Es un sistema mucho más expedito”, señaló.