Con la finalidad de proveer a la Universidad de Concepción de una plataforma de comunicaciones unificadas que incluye correo, mensajería, videoconferencias y telefonía de clase mundial, entre otras, se están poniendo en marcha diferentes iniciativas como la migración del correo electrónico institucional, la que se integrará a lo que ya hemos hecho con Microsoft Teams, Canvas y MS Office365.

Esta migración implica que la plataforma Webmail UdeC dejará de funcionar y comenzaremos a utilizar Outlook, ya sea en su versión web o de escritorio. Además, también tiene disponible aplicación para dispositivos móviles.

Este proyecto de migración contempla varias etapas previas a la puesta en marcha, que es cuando debamos olvidarnos de Webmail y empezar a utilizar Outlook. Para conocerlas y profundizar en este cambio, conversamos con Manuel Novoa, ingeniero Web de la dirección de Tecnologías de Información.

¿Qué pasos de preparación implica este proceso de migración?

Hay dos tareas fundamentales que debemos abordar. La primera es efectivamente la migración de la información, de los correos que cada usuario tiene en su casilla, desde nuestros servidores a la nube Microsoft. Tenemos un volumen de 40 TB de datos que traspasar, lo que tomará aproximadamente 2 meses de trabajo.

¿Qué va a pasar con el servicio de correo mientras se haga esta migración?

Nada. El servicio sigue funcionando igual. Este proceso de traspaso es transparente para el usuario.

¿Se traspasarán todos los correos a la nueva plataforma?

Todos los que estén en los servidores UdeC de cuentas activas de alumnos, funcionarios, docentes y cuentas especiales. Aquellos usuarios que optan por descargar los correos a sus equipos o dispositivos los seguirán teniendo en esos lugares, pero obviamente no pueden ser migrados porque ya no están en nuestros servidores.

¿Cuál es la segunda tarea fundamental para preparar este escenario de cambio?

Necesitamos trabajar en distintas configuraciones de manera tal que este cambio sea totalmente transparente para los usuarios que no usan Webmail sino que utilizan algún lector de correo para revisarlos, como Thunderbird o las aplicaciones propias de los dispositivos móviles. La idea es que el día siguiente del cambio puedan seguir usándolas tal cual, sin tener que hacer ellos ninguna modificación en su configuración. Esta es una de las tareas más complejas que enfrentamos.

Ventajas de la nueva plataforma

Entre las principales ventajas que traerá el cambio del correo a Office 365 de Microsoft, dice relación con la capacidad de almacenamiento. Actualmente, las cuentas UdeC tienen asignados –en promedio- 10 GB, y al migrarlo, la capacidad llegará a 50 GB por usuario, además de 1 TB de almacenamiento de archivos que otorga OneDrive.

Además, el servicio de Microsoft permite adjuntar archivos de gran tamaño, con un sistema de almacenamiento propio que genera un vínculo de Onedrive de manera automática, similar a lo que hace Gmail con su Drive.

Por otra parte, se integra con el calendario de Outlook y Teams, y se genera una sincronización natural con las demás aplicación de Microsoft.

Para Verónica Oliveros, docente UdeC y jefa de carrera de Geología en nuestra casa de estudios, la principal ventaja asociada a este cambio tiene que ver justamente con la integración de los calendarios.

“En algún momento me di cuenta de que aunque use la plataforma Teams dentro de la Universidad, hay mucho trabajo académico que se realiza y se concerta con personas que están fuera de Teams.  Y en el escenario actual es imposible coordinar el calendario de Teams con estas otras actividades, sumando a eso la posibilidad de poder compartir con mi secretaria mi calendario y que ella pueda apoyarme en el manejo de mi agenda”, indica la profesora Oliveros, agregando que recibir las notificaciones de Teams en el correo institucional también será una tremenda ayuda.

Otro punto que la docente destaca tiene que ver con funcionalidades más específicas que Webmail no tiene: “Tengo como política no enviar correos fuera del horario laboral, aunque yo siga trabajando hasta más tarde o los fines de semana algunas veces. Es por eso que tener la opción de programar el envío de mails, que sí tiene Outlook, me va a facilitar esta tarea, ya que actualmente genero borradores de correos, pero después debo ingresar nuevamente a enviarlos, cuando ya es el momento de hacerlo”, finaliza.